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Das Jahresgespräch für Ingenieure

Same procedure as last year? Nein! Darum geht’s im Jahresgespräch und so bereitest Du Dich optimal vor

Von Tim Lamkemeyer

 

 

Im vergangenen Jahr hast Du erfolgreich an innovativen Forschungsprojekten mitgearbeitet, Deine tägliche Vertriebsarbeit ist mit der Zeit zur Routine geworden und die Zusammenarbeit im Entwickler-Team hat sich auch eingespielt. Jetzt ist es an der Zeit, Deine Arbeit, aber auch die Zusammenarbeit der letzten 12 Monate, Revue passieren zu lassen und gemeinsam mit Deinem Vorgesetzten darüber zu sprechen, wie Du Dich im kommenden Jahr weiterentwickeln kannst und welche Aufgaben und Ziele auf Dich zukommen. Es geht aber auch darum, ob das Arbeitsklima und Deine Arbeitsumgebung überhaupt dafür geeignet sind, eine gute Leistung zu erbringen. Hier ist auch Dein Chef in der Pflicht. Aber wie genau läuft das Gespräch ab? Wie bereitest Du Dich am besten vor? Und ist es wirklich angebracht, den Vorgesetzten zu kritisieren? Wir haben die Antworten für Dich!

Welche Themen werden beim Jahresgespräch besprochen?

Je länger Du in Deinem Unternehmen bist und an den gleichen Aufgaben arbeitest, desto routinierter wirst Du im Arbeitsalltag. Das ist auf der einen Seite gut, weil Du jeden Prozess genau kennst – auf der anderen Seite wird aber auch die spannendste Aufgabe nach der 100. Wiederholung langweilig. Die meisten wünschen sich eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der sie sich persönlich und fachlich weiterentwickeln können. Und genau das ist das Ziel des Jahresgesprächs.

Gemeinsam mit Deinem Vorgesetzten schaust Du zurück auf das vergangene Jahr und Ihr sprecht darüber, bei welchen Aufgaben Du schon richtig gute Ergebnisse erzielen konntest und wo Du Dich im kommenden Jahr besonders reinhängen musst. Dabei guckt Ihr z.B. darauf, ob Du Deine Meilensteine im vergangenen Jahr erreicht hast oder ob Du bereits Ideen einbringen konntest, die Deine Abteilung nach vorne gebracht haben. Neben diesen quantitativ messbaren Ergebnissen sprecht Ihr aber auch darüber, ob Du effizient arbeitest, Dir neues Wissen angeeignet hast oder Dich gut in das bestehende Team integriert hast.

Es geht aber nicht nur um einseitiges Feedback von Deinem Vorgesetzten: Auch Du kannst – und solltest! – Dir schon im Vorfeld Gedanken dazu machen,

  • welche Aufgaben Dir viel Spaß machen,
  • welche Entwicklungsschritte Du in naher Zukunft machen möchtest,
  • wie Dein Chef Dich dabei unterstützen kann, aber auch
  • ob Du ein Projekt im letzten Jahr versemmelt hast oder
  • Konflikte mit einem Kollegen hattest.

Auch der Blick auf die negativen Erfahrungen der vergangenen 12 Monate ist wichtig, denn es kommt immer besser an, wenn Du sie selbst ansprichst und bereits eine Erklärung vorbereiten kannst – denn angesprochen werden sie auf jeden Fall!

Im Idealfall decken sich Eure Einschätzungen und Wünsche und Ihr legt den genauen Weg, d.h. Deine zukünftigen Aufgabenschwerpunkte, Zieldimensionen und die Meilensteine fürs kommende Arbeitsjahr fest. Dabei besprecht Ihr z.B., welche Weiterbildungen oder Zertifikate Du benötigst, um etwa im übernächsten Jahr Deine erste Projektleiter-Position übernehmen zu können. Wenn sich Eure Ansichten allerdings unterscheiden, bietet das Jahresgespräch im Idealfall den Rahmen für ehrliche und klärende Worte. Denn je nachdem wie eng Du im Tagesgeschäft mit Deinem Vorgesetzten zusammenarbeitest, bekommt sie oder er gar nicht immer alles mit. Im Jahresgespräch erklärst Du dann Deine Sichtweise und Dein Chef erläutert, welche unternehmensinternen, strukturellen oder ökonomischen Gründe dagegen sprechen könnten, dass Du etwa eine Teamleiterposition einnehmen kannst.

Nachdem Du ein weiteres Jahr Erfahrung gesammelt hast, wirst Du natürlich auch für das Unternehmen immer wertvoller. Deshalb steht im Rahmen des Jahresgesprächs in vielen Fällen auch die Gehaltsverhandlung auf dem Programm. Wenn Du Deine Jahresziele erreicht hast, aber nicht sicher bist, ob das Gehalt zum Thema wird – sprich es vor dem Jahresgespräch an, damit beide Seiten Zeit haben, sich darauf vorzubereiten.

Im Jahresgespräch geht es aber nicht nur um Feedback zu Deiner Leistung, sondern auch um Deinen Vorgesetzten und sein Führungsverhalten. Auch wenn es sich vielleicht im ersten Moment komisch anfühlt, gehört es bei einer fairen Unternehmenskultur auch dazu, dass Du Deinem Chef Feedback gibst. Mehr Tipps dazu, welches Feedback Du Deinem Vorgesetzten geben kannst und wie Du es am besten verpackst, bekommst Du weiter unten im Artikel.

Die Themen, die Du mit Deinem Vorgesetzten besprochen hast, welche persönlichen Jahresziele Ihr für Dich festgelegt habt und ob Ihr z.B. auch Zusatzvereinbarungen wie eine erfolgsabhängige Vergütung beschlossen habt werden am Ende schriftlich festgehalten und von beiden Seiten unterschrieben. So habt Ihr am Ende des Gesprächs beide ein Schriftstück in der Hand, auf das Ihr Euch bei Unstimmigkeiten berufen könnt.

Die optimale Vorbereitung auf das Jahresgespräch

Schon während des Jahres solltest Du Dir immer wieder Gedanken und Notizen zu den folgenden 3 Kategorien machen. Diese Denkhilfen kannst Du dann im Jahresgespräch nutzen, um Deinem Vorgesetzten selbstreflektiert gegenüberzutreten und mit ihm möglichst auf Augenhöhe zu kommunizieren:

1. Wie beurteilst Du selbst Deine Leistung im vergangenen Jahr?

  • Hast Du erfolgreich Deine ersten Brückenbauteile konstruiert oder konntest einen Großkunden überzeugen, dass der von Deine Arbeitgeber produzierte Roboterarm perfekt in seine Produktion passt?
  • An welchen Stellen ist etwas daneben gegangen und was hast Du z.B. aus dem kurzen Produktionsstopp für die Zukunft gelernt?
  • Welche Aufgaben Deiner täglichen Arbeit machen Dir mehr oder weniger Spaß?

2. Welche Aufgaben würdest Du gern im kommenden Jahr übernehmen und was ist dafür notwendig?

  • Hast Du von einem spannenden neuen Entwicklungsprojekt gehört oder möchtest zusätzlich Aufgaben aus dem Qualitätsmanagement übernehmen?
  • Hast Du Dich bereits ein paar Jahre im Unternehmen bewährt und würdest gern zum Team- oder Projektleiter aufsteigen?
  • Welche Aufgaben könntest Du an Deine Kollegen abgeben, um genügend Zeit für Deine neuen Herausforderungen zu haben?
  • Musst Du noch Zertifikate oder Weiterbildungen machen, um die neuen Aufgaben anzugehen?

3. Wie beurteilst Du die Leistung Deines Vorgesetzten als Führungskraft?

  • Wann, wo und wie könnte er die unternehmensinterne Kommunikation – etwa zwischen 2 Forschungsteams – optimieren?
  • Hat sich die Bearbeitung eines Bauprojekts verzögert, weil Dir eine wichtige Freigabe von ihm gefehlt hat?
  • Gab es Entscheidungen, die zu Unmut im Team geführt haben?
  • Was ist gut gelaufen? Hat er Dich etwa bei einem schwierigen Konstruktionsprojekt optimal unterstützt?

Tipp: Vorgesetzte erwarten, dass ihre Mitarbeiter gute Arbeit leisten und sprechen im Feedbackgespräch eher die Situationen an, in denen etwas nicht geklappt hat. Lass Dich davon aber nicht entmutigen, sondern erkläre sachlich, wieso beispielsweise die neue Aluminiumlegierung noch nicht einsatzbereit ist. Wenn Du souverän mit Kritik umgehst, Deine guten Leistungen gegenüber stellst und nicht emotional reagierst, steigerst Du die Chance enorm, dass im weiteren Gesprächsverlauf auch auf Deine Vorstellungen eingegangen wird.

Dem Vorgesetzten richtig Feedback geben

Die meisten jungen Ingenieure gehen vor ihrem ersten Jahresgespräch davon aus, dass in erster Linie sie selbst Feedback erhalten. Ein professionell geführtes Jahresgespräch beruht aber auf Gegenseitigkeit und ein guter Vorgesetzter legt Wert darauf, dass Du auch ihm eine ehrliche Rückmeldung gibst – schließlich möchte er Dich als Mitarbeiter behalten und verhindern, dass ggf. unausgesprochene Konflikte Eure weitere Zusammenarbeit behindern.

Du solltest Deinen Vorgesetzten aber natürlich nicht mit Kritik überhäufen – so möchtest Du selbst im Gespräch ja auch nicht behandelt werden. Es ist immer sinnvoll, mit positiver Kritik zu beginnen und erst im Anschluss die Punkte anzusprechen, die Dich stören oder vielleicht sogar Deine Arbeit behindern. Wichtig ist dabei, dass Du jeweils mit konkreten Situationen belegen kannst, wann Probleme auftreten und welches Gefühl Dir sein Verhalten vermittelt. Versuche dabei aber immer aus Deiner eigenen Sicht und mit Deinen Gefühlen zu argumentieren und Vorwürfe zu vermeiden. Vermeide also Aussagen wie “Sie haben mich in der Situation benachteiligt”, sondern formulier das Feedback eher so: “Ich habe mich in der Situation vor den Kopf gestoßen gefühlt.” Auf diese Weise hilfst Du Deinem Vorgesetzten dabei, sein eigenes Handeln zu reflektieren und zu hinterfragen, wie etwa seine Entscheidungen bei Dir und Deinen Kollegen ankommen.

Dos und Don’ts im Jahresgespräch

Dos

  • Bereite Dich gut vor
    Mach Dir Gedanken dazu, was Du im vergangenen Jahr geleistet hast, wo Fehler passiert sind und welche Learnings Du aus ihnen ziehen konntest.

  • Überleg Dir, wo Du hin willst
    Nur, wenn Du genau weißt, welche Ziele Du verfolgst und welche Aufgaben Du gern übernehmen würdest, kann Dich Dein Vorgesetzter bei der Umsetzung unterstützen. Wenn er merkt, dass Du wirklich für einen neuen Aufgabenbereich brennst, wird er ziemlich sicher alles tun, um Dich dafür zu qualifizieren oder Dich in das Team zu bringen.

  • Dem Chef Feedback geben
    Im Betriebsalltag bist eigentlich immer Du derjenige, der Feedback für seine Arbeit bekommt. Im Jahresgespräch hast Du die Chance, auch mal Deinem Chef zu sagen, wo er die Art und Weise seiner Führung oder auch das Arbeitsumfeld optimieren kann, um das ganze Team nach vorne zu bringen. Diese Möglichkeit solltest Du auf jeden Fall nutzen und durchaus auch Kleinigkeiten offen ansprechen, damit sie sich nicht über die Jahre hinweg zu unüberwindbaren Differenzen entwickeln.
    Wichtig dabei: Dinge, die Dich akut in einem bestimmten Moment stören, solltest Du natürlich schon in der jeweiligen Situation ansprechen und nicht bis zum Jahresgespräch warten.

Don’ts

  • Emotional reagieren
    Niemand wird gern kritisiert. Im Jahresgespräch gehört es aber auch dazu, dass etwa gescheiterte Projekte oder schwächere Arbeitsergebnisse angesprochen werden. Keep cool, erkläre, wie es dazu gekommen ist und erarbeite gemeinsam mit Deinem Chef, wie es in Zukunft besser laufen kann.

  • Überheblich sein
    Du leistest Tag für Tag super Arbeit. Das weißt Du und im Idealfall merkt es auch Dein Chef. Du solltest im Jahresgespräch aber nicht mit “fishing for compliments” anfangen oder selbst jeden kleinsten Erfolg ansprechen, nur um Dich positiv darzustellen. Zeig Deinem Vorgesetzten lieber, dass Du Dich und Deine Leistungen realistisch einschätzen kannst.

  • Andere mit reinziehen
    Natürlich bist nicht Du allein für den Misserfolg eines Produktes oder eine schlechte Stimmung im Team verantwortlich. Trotzdem solltest Du es vermeiden, Deine Kollegen mit reinzuziehen, wenn Du kritisiert wirst. Das ist nicht nur unkollegial sondern wirkt wenig verantwortungsbewusst – und fällt daher negativ auf Dich selbst zurück. Im Jahresgespräch geht es nur um Dich – und nicht um die anderen Ingenieure im Unternehmen.

Kurz gesagt:
  • Im Jahresgespräch besprichst Du mit Deinem Vorgesetzten Deine Arbeitsergebnisse aus dem vergangenen Jahr und Ihr legt gemeinsam fest, welche Aufgaben und Ziele Dich im kommenden Jahr erwarten.
  • Wichtig ist dabei, dass Du Dich nicht nur auf die Einschätzung Deines Vorgesetzten verlässt, sondern für Dich selbst einen Plan hast, wo Du Dich in einem Jahr siehst und welche Aufgaben Du gern übernehmen möchtest.
  • Du hast im Jahresgespräch auch die Chance, Deinem Vorgesetzten Feedback zu geben. Nutze sie, um mögliche Konflikte im Keim zu ersticken.
 

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